Coordination régionale des documentalistes de l’Enseignement catholique de Bretagne
																    Octobre  2004

Recommandations pour le 
dépouillement des périodiques
Format BCDI 3

Vous avez accepté de prendre en charge le dépouillement d’une ou plusieurs revues. Nous vous en remercions et vous rappelons que vos notices seront diffusées chaque mois aux établissements participant au projet de mutualisation Bcditec par l’intermédiaire du courrier électronique. Les archives de Bcditec seront également disponibles sur le site Citédoc : http://www.citedoc.net.

I - REMARQUES GENERALES

Un certain nombre de champs de la base Bcditec sont obligatoires, certains sont à saisir le cas échéant. 

1.1 - Champs obligatoires	 	1.2 - Champs à remplir le cas échéant
		
Fichier Documents								        
Document (titre du périodique)
Support : périodique
Type de document
Collection
ISSN				
Numéro collection			  
Date de parution

Fichier Notices					
Type notice								 Langue
Titre (de l’article) 						Auteurs principaux (fréquent)
Résumé								Auteurs secondaires (plus rare)
Descripteurs
Natures : Article de périodique				
Type natures : Documentaire 
Collation	(sur la page 2)					Notes	
Date péremption (sur la page 2)

Pour remplir ces champs de manière harmonisée, utilisez le « Guide de saisie et de catalogage » de l’académie de Lyon (voir ci-dessous en III).

1.4 – Choix des articles

Le principal critère de choix des articles est l’intérêt documentaire. Ne sélectionnez pas les articles qui ne présentent pas d’intérêt pour les élèves et les enseignants (articles anecdotiques, dans l’air du temps, sujets “ people ”).
Il faut également tenir compte de la longueur de l’article. Si celui-ci est trop court, superficiel, cela ne présente pas d’intérêt de faire une notice.

II - REGLES DE PONCTUATION

- les signes simples (appelés ponctuation "basse") sont suivis d'1 espace 
- les signes doubles (appelés ponctuation "haute") sont précédés et suivis d'1 espace

,.	Pas d’espace avant, un espace après	
: ; ? !	Un espace avant et après	

- pas de majuscule après  :  et  ;  sauf bien entendu s'il s'agit d'un nom propre
- la parenthèse ouvrante est précédée d'un espace avant          (....) 
- la parenthèse fermante est suivie d'un espace après
- les guillemets ouvrants sont précédés d'un espace avant        "..."
- les guillemets fermants sont suivis d'un espace après

III - REGLES DE CATALOGAGE

	Les consignes du « Guide de saisie et de catalogage » s'imposent évidemment ; donc consulter ce guide en cas de doute lors de la saisie...
http://www2.ac-lyon.fr/enseigne/documentation/informat/bcdi3/b3saisir/b3catalo.pdf

Fichier Documents
			 Il est plus avantageux d’utiliser la fonction « Dupliquer » la fiche Document pour n’avoir à modifier que le numéro de collection (à 2 reprises) et la date de parution. Deux avantages : éviter d'avoir à le retaper et  éviter les erreurs.

3.1 - Document

Le titre est suivi du numéro du périodique. Ex. : Alternatives économiques 046

Nom de la revue et numéro de la revue

Le nom de la revue doit être saisi avec beaucoup d'attention et régularité. 
Pour un classement numérique correct, prévoir les zéros nécessaires ex : 098

Cas des hors série

a) Cas général

le nom de la revue étant explicite, inutile de répéter le terme hors série dans le champ n° de collection
ex : Science et vie. Numéro hors série

b) Cas des hors série exceptionnels (non répertoriés dans la liste d'autorité des revues) ou des dossiers hors série

Consultez les mises à jour précédentes pour remplir de façon analogue le champ n° de collection. Privilégiez la cohérence d’une revue à l’autre.

- quelques exemples pour le remplissage du numéro collection
106,  janvier				 20,  dossier hors série,  avril
8, 1er mars				157,  n° spécial,  mai   
698, 15-30 juin				3,  n° spécial,  15 octobre
209-210,  mars-avril	spécial 212,  juillet-août
234, supplément
Remarquez que le mois est en minuscules, même la première lettre.

3.2 – ISSN

Index consultable (F2 ou double clic) dont on peut capturer les formes précédemment créées pour éviter d'avoir à le retaper et les risques d'erreur. 

3.3 – Date de parution

Transcrire suivant le cas :	AAAA 2001
MM/AAAA 02/2001
JJ/MM/AAAA 15/02/2001
• Bimensuel : juillet-août 2000 = 07/2001
• Bimestriel : 15 avril - 15 mai 2001 = 15/04/2001

Fichier Notices
3.4 - Type notice

Article, Encadré, Dossier thématique permettent de distinguer différentes unités documentaires dans les périodiques. Dans ces 3 cas, le titre en notice est différent du titre en document.
Notice générale prend en compte l’ensemble du document. Le titre de la notice est le même que celui du document.

3.5 – Titre

Peut être identique au titre du document (cas d’un hors série par exemple)
Est différent quand il s’agit d’un article du périodique
Article initial et chiffre initial conservés 

3.6 – Auteurs 

. Auteurs principaux
à saisir si le nombre d'auteurs est < 3
à ne pas remplir si le nombre d'auteurs >3
Toujours commencer par consulter l’index (F2 ou double clic) pour une saisie harmonisée

. Auteurs secondaires	
rubrique rarement remplie pour un article de revue, sauf s'il est utile de mentionner : .... présentateur ou ..... interviewer.
Les photographes peuvent être cités en auteurs principaux lorsque la photographie a autant d’importance que le texte (articles de la revue Géo).

Voir en annexe I, les mots maintenus en tête de nom (de, von…)

3.7 - Collation

Le champ comporte le nombre de pages s'il s'agit d'un numéro spécial ou les n° des pages extrêmes suivis ou précédés d'un p minuscule et d'un point. Si la pagination n'est pas continue, indiquer les deux paginations séparées par une virgule.
ex : p. 13-26 : l'article est situé entre les pages 13 et 26 ; sans rupture
		 p. 36-42, p. 50 : l'article est divisé en deux parties la première comprise entre les pages 36 et  42 et la  seconde sur la  page 50
		 p. 50 : l'article se trouve sur la page 50

3.8 – Année de péremption

L'année de péremption doit être présente sur chaque notice (tout oubli entraîne, des corrections souvent fastidieuses). Attention ! L’année de péremption est fonction de l’article et non de la revue. On pourra donc trouver plusieurs dates de péremption différentes dans les notices d’une même revue. Par exemple pour le numéro de Sciences et avenir de juillet 2004, on pourrait trouver un comparatif de graveurs de cédéroms (2005) et un article sur les indiens d’Amérique du Nord depuis 1500 (2014).

Son utilisation est strictement normalisée, les échéances admises sont :

		1, 3, 5 et 10 ans

Soit pour les notices produites en 2004, jusqu’à l’envoi de décembre inclus :
	2005  	2007  	2009  	2014
Et à partir de 2005 (sous réserve d'une évolution de notre pratique "normalisée") :
	2006	2008	2010	2015
Par 2005, on entend que la notice peut être désherbée le 31 décembre 2005. Dès janvier 2006, on pourra donc commencer à désherber les articles et les périodiques de 2004 et ayant une date de péremption 2005.

3.9 – Notes

A part les termes tels que : bibliographie, chronologie, index, etc., ne pas encombrer cette rubrique de phrases qui sont à leur vraie place dans le résumé.

IV – ANALYSE DOCUMENTAIRE

4.1 Le résumé 

1°) Type de résumé : 

Le résumé doit être de type indicatif et non informatif. Son objet est la présentation des principaux sujets de l’article de la revue.
Il ne vise pas à donner des informations détaillées mais à les localiser dans le fonds documentaire. 
Exemple de résumé informatif : Les graveurs de CD permettent d’enregistrer des données informatiques (fichiers son, images…) de façon parfaite sur un support plus solide que la disquette traditionnelle. La gravure d’un CD reste pourtant complexe et cache bien des pièges. La rédaction de Sciences et avenir a testé 8 graveurs et comparé les logiciels de gravure. Elle nous donne aussi des conseils pour mieux utiliser ce périphérique et décrit les différents types de CD.

Le même, en mode indicatif : Essai comparatif de 8 graveurs de CD réalisé en 1999. Matériels et logiciels nécessaires. Encadré sur les différents types de CD.
Attention aux chapeaux des articles ! Ne pas les reprendre systématiquement car ils n’ont pas pour objet de résumer l’article. Ils sont une accroche pour le lecteur et ne rendent pas souvent compte du contenu réel de l’article. 

2°) Forme du résumé :

Le résumé peut prendre la forme suivante :
Forme (dossier, interview…) + sujet principal + lieu + date : partie énumérative
Ex : Dossier sur les indiens d’Amérique du Nord de 1500 à nos jours : la colonisation, la vie actuelle des tribus dans les réserves, leurs ressources économiques, les luttes politiques, l’utilisation d’Internet.

Il faut éviter l’utilisation de termes polysémiques ou ambigus  et multiplier les entrées par des synonymes, sigles, noms propres…
Privilégiez les phrases nominales courtes et utilisez la ponctuation pour structurer le texte. Pensez à vos lecteurs en utilisant un vocabulaire adapté aux élèves.

4.2 L’indexation 

- Attention à l'utilisation  TG -TS. Ne jamais utiliser dans le champ descripteurs un générique et un ou plusieurs spécifiques appartenant à la même chaîne hiérarchique

ex : ne pas utiliser dans le même champ

mammifère et loutre
histoire et 19e siècle

- Ne pas oublier que le descripteur est un mot-clé d'analyse de contenu et non de forme ou de contexte
ex : un article présentant un essai comparatif de plusieurs véhicules réalisé en 1999 sera indexé

automobile/1990-/       et non par :  essai comparatif
“ essai comparatif ” doit être utilisé pour un ouvrage sur les essais comparatifs.

- Respecter le niveau de spécificité ou de généricité du document à l'indexation

ex : un document qui traite du Kenya sera indexé avec le descripteur Kenya (et non Afrique)
un document sur l'Afrique en général avec le descripteur Afrique.

- Eviter la démarche classificatoire qui conduirait à employer un descripteur de domaine

ex : un article sur les microprocesseurs sera bien rendu par le descripteur “ microprocesseur ”, inutile d'ajouter informatique

autre exemple : un article sur l'Ironie selon Bachelard n'a pas besoin du descripteur
philosophie

en revanche, un article sur la philosophie de l'écologie justifie la présence des 
2 descripteurs :  philosophie/écologie

Problème des noms propres

			- Noms de personnes
Ne les introduire que s'ils sont le sujet de l'article.
Il faut donc rajouter après le prénom, la date de naissance et de mort (si la personne est décédée). Séparer le prénom de la date avec le signe “ : ” avec un espace avant et après
Ex : 
Maupassant, Guy de : 1850-1893
Gates, Bill : 1955-

			- Noms de lieux : 
Pour les lieux situés en France, rajouter le département, pour les lieux situés à l’étranger, rajouter le nom du pays.
Ex : 
Rennes : Ille-et-Vilaine
Rimini : Italie

Noms communs

En user avec prudence et modération. N'y admettre que quelques termes absents de MOTBIS 3.1 et nécessaires absolument au traitement documentaire de l'article. Dans le cas contraire, multiplier plutôt les entrées dans le résumé (ne pas hésiter à faire des énumérations dans ce champ) ou jouer sur la synonymie des termes. Penser à la recherche en langage naturel.

ex : pour un article de "la Recherche" sur les phénomènes de percolation, on mettra le mot  percolation en Mots clés.

Attention, les contraintes de MOTBIS 3.1 s'imposent aux mots clés 
Saisir donc les mots au singulier, sans majuscule initiale sauf si l’usage l’impose
ex : eaux territoriales

ANNEXE I

CHAMP AUTEURS : RAPPEL DES MOTS MAINTENUS EN TETE DU NOM :

Rappel des mots maintenus en tête du nom :

Sont maintenus en tête de nom les articles ou prépositions simples ou contractés, les particules et les préfixes. Ces articles sont considérés pour le classement dans l'index des auteurs comme faisant corps avec le nom.
Ce sont : 
- en français : au, aux, des, du l', la, le, les ;
- en allemand : am, auf'm, im, vom, zum, zur ;
- en écossais et irlandais, M', Mc, Mac, O' ;
- en italien : d', da, de, lo, di, della, dalla, alla ;
- en néerlandais : De, Den, T', Ten, van, van den, van der ;
- pour les noms britanniques, et américains (Etats-Unis d'Amérique), quelle que soit l'origine du nom, toutes les particules, y compris la préposition "de".

Rappel des particules rejetées 

- en français : d', de ;
- en allemand : von, von der, zu ;
- en espagnol : de, del, de las, de les, de los, la, las, los ;
- en portugais : da, de, das, dos ;
- en langues scandinaves : af, av, von.
Rappel pour les noms de famille étrangers composés :
Dans l'index des auteurs, les noms composés sont en général, classés au nom entier.
- en anglais, avec trait d'union :
  James Fitz-Maurice-Kelly	Fitz-Maurice-Kelly, James
Lorsque les éléments ne sont pas réunis par des traits d'union, le nom directeur est le dernier du nom composé, les autres sont rejetés.
John Stuart Mill	Mill, John Stuart
- en espagnol : 
  Marcelino Menéndez y Pelayo 	Ménendez y pelayo, Marcelino
- en italien :
  Antonio Rosmini Serbati	Romini Serbati, Antonio
- en néerlandais :
  Etienne Cartier Van Dissel	Cartier Van Dissel, Etienne
- en portugais, avec trait d'union, ou quand les noms sont constitués d'éléments juxtaposés qui par le sens constituent un tout indivisible.
  Camilo Castelo Branco	Castelo Branco, Camilo

Lorsque les éléments du nom ne sont pas réunis par des traits d'union, ou ne constituent pas par le sens un tout indivisible, le nom directeur est le dernier mot du nom
Manoel Antonio Alvares de Azevedo	Azevedo, Manoel Antonio Alvares de